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オフィススタッフの仕事内容は?
必要な資格・経験や将来性について徹底解説!

「オフィススタッフ」とは、いわゆる事務職の人のこと。場合によっては、コールセンターのスタッフも含まれることがあります。
「事務職」と一口に言っても、「OA事務」、「一般事務」、「営業事務」、「人事事務」、「経理事務」、「秘書」など、複数の職種に分かれていて、それぞれ担っている業務が異なります。また、企業によっては、1人が複数の役割を担っている場合もあります。

では、「オフィススタッフ」は、具体的にどのような仕事をするのでしょうか?
事務の仕事に興味をお持ちの方へ向けて、オフィススタッフの業務内容や必要なスキル、将来性についてお伝えしていきます。
 


 

オフィススタッフの業務内容は?

上でピックアップした事務職の中で、未経験者の採用を積極的に行なっているのは、「OA事務」、「一般事務」、「営業事務」と、「コールセンタースタッフ」です。そのほかの事務職については、その職種での実務経験や、最低限オフィススタッフとしての経験が求められる場合が多いため、今回は、未経験者の採用が多い、「OA事務」、「一般事務」、「営業事務」、「コールセンタースタッフ」の業務内容をご紹介いたします。

OA事務

最近はあまりこの呼び方はしないかもしれませんが、いわゆるデータ入力や資料作成の仕事を専門におこなうのが「OA事務」です。基本的には、パソコンに向かい、Microsoft office word・Excel・Access・PowerPointやそのほかのOAソフトを使って、数字や関数、テキストを入力したり、指示された資料の作成をおこないますが、企業によっては、データの管理なども業務に含まれることがあります。

一般事務

パソコンでのデータ入力や資料作成に加えて、電話やメール、来客の対応、伝票処理、備品管理、郵便物の仕分けなど、オフィス内でのさまざまな業務を一手に引き受けているのが「一般事務」です。企業によって業務内容が異なり、作業の領域によって総務事務や庶務などと呼ばれ方が変わるほか、ほかの専門的な事務業務、例えば、経理や人事の仕事の一部を任せられたりすることもあります。

営業事務

営業部門に所属して、営業担当者のサポートを専門におこなうのが「営業事務」です。基本的な業務は、受注・発注の処理や、在庫・納期の管理、請求書の作成、社内会議や顧客向けの資料作成のほか、顧客からの電話・メールの対応など。これら営業活動に関わる裏側の業務をおこない、営業担当者が営業活動に集中できる環境を整えるのが、営業事務の大きな役割です。

コールセンタースタッフ

電話による顧客対応を専門におこなうのが「コールセンタースタッフ」です。コールセンタースタッフの業務は、顧客からの電話を受ける「カスタマーサポート」と、顧客へ電話をかける「テレフォンアポインター」の2つに分かれます。「カスタマーサポート」は、顧客からの電話注文を受け付けたり、お問い合わせやクレームへの対応をおこなうのが主な業務で、「テレフォンアポインター」は、電話にて商品の案内をしたり、実際に会って商品の紹介をするアポイントを獲得するのが主な業務となります。

オフィススタッフになるために必要な資格や経験は?

「OA事務」、「一般事務」、「営業事務」、「コールセンタースタッフ」は、未経験でもOKな場合がほとんどで、就職のハードルは低めです。
ただし、社内外の方とのコミュニケーションが必要になる場面が多いため、正しい日本語や敬語が使えて、会話やメールにおけるビジネスマナーや一般常識を身につけていることが必須となります。

また、多くの業務でパソコンを使用するため、最低限のパソコンスキル、例えば、パソコンで文字の入力や調べ物ができるのはもちろん、Microsoft office wordやExcel、PowerPointの基本操作はマスターしておきたいところ。パソコンのスキルに自信がない場合は、家のパソコンを使って自分で勉強をしたり、パソコン教室に通って事前にスキルを身につけておくのがおすすめです。

Microsoft office製品の利用スキルを証明できる「マイクロソフト オフィス スペシャリスト」などの資格を持っていると有利になる場合があるため、すでにある程度のパソコンスキルをお持ちの方は、事前に資格取得を目指すのも◎

「人事事務」、「経理事務」、「秘書」などは、未経験での募集はあまりありません。実務経験者か、最低でもオフィススタッフとしての経験があることが条件の場合が多く、必須ではありませんが、関連する業務の知識や資格を持っていると優遇される可能性が高いです。
そのため、未経験からオフィススタッフとして働く場合には、ある程度「OA事務」や「一般事務」、「営業事務」としての経験を積んでから、「人事事務」、「経理事務」、「秘書」などを目指すと、スムーズにキャリアアップすることができます。

オフィススタッフの将来性は?

オフィススタッフの一番の強みは、どんな企業にも必要な職種であるということ。よほど小さい企業でない限り、オフィススタッフは必ずいますし、取り扱う商材やサービスによって多少の違いはありますが、大まかな業務内容は、どの企業もほとんど変わりません。
つまり、オフィススタッフとしての経験をある程度積めば、だいたいどんな企業でも働くことができます。何らかの理由で、やむを得ず転職をしなければならない状況に陥ったとしても、どこにも採用されないといったことが起こりにくく、長く安定して働き続けられる職業であると言えそうです。

また、1つ上の項目でもお伝えした通り、「OA事務」や「一般事務」、「営業事務」としての経験を積めば、「人事事務」、「経理事務」、「秘書」といった、より専門性の高い職種へのキャリアアップや転職も、スムーズにおこなうことができます。
ただし、どの企業も欲しいのは優秀なオフィススタッフ。日々の業務の中で、OAソフトの操作や事務処理の能力、ビジネススキルなどを磨かなければ、キャリアアップや転職をするのは難しいでしょう。

さらなるキャリアアップのために、新たなスキルや資格取得を目指すのもおすすめです。ビジネスレベルの外国語の読み書きを身につければ、英文事務や貿易事務への転職もできますし、難度は高いですが、社会保険労務士や行政書士、公認会計士などの資格取得を目指すと、もっと専門的な職種へのキャリアアップの道が拓けます。

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